De Inhuurdesk neemt u het werk zoveel mogelijk uit handen. Dat betekent dat de Inhuurdesk de facturen aanmaakt op basis van de door de opdrachtgever geaccordeerde uren en vergoedingen en als kassier fungeert (dit noemen we ‘reverse billing’). Daarmee wordt bedoeld dat de Inhuurdesk het geld ophaalt bij de opdrachtgever en na ontvangst uitbetaalt aan de leverancier. Als leverancier hoeft u slechts te controleren op juistheid en de voortgang te volgen.
- In dit artikel zetten we de processen rondom het betalen van de gewerkte en geaccordeerde uren voor u op een rij. Daarbij is het belangrijk dat u de afgesproken betaalkalender van de opdrachtgever (zie hieronder) volgt.
Afwijking van de tijdslijnen leidt namelijk tot vertraging van de betaling. U speelt zelf een belangrijke rol in een tijdige uitbetaling.
Het is belangrijk dat u zorgt voor:
1. Complete gegevens (e-facturatie + dossier) in het VMS systeem van de Inhuurdesk.
2. Tijdige registratie en goedkeuring van de gewerkte uren.
Ad 1. Complete gegevens (e-facturatie + dossier) in het VMS* systeem van de Inhuurdesk:
Een opdracht moet de status ‘definitief’ hebben bereikt. Dit betekent dat zowel de opdrachtgever (inhurende manager/budgethouder) als de leverancier/ZZP’er beiden de opdracht (digitaal) moeten accepteren.
Het kandidaat- en opdrachtdossier moeten compleet zijn. Daarvoor moeten alle (door de opdrachtgever gevraagde) documenten zijn geaccepteerd en opgevoerd in het VMS systeem èn, waar nodig, op juistheid zijn beoordeeld door de Inhuurdesk. ZZP’ers moeten hier bijvoorbeeld een juiste en geldige VAR-verklaring aanleveren.
Voor het opstellen van de e-facturen dienen alle financiële gegevens te zijn ingevuld. Zonder deze e-facturatiegegevens wordt er geen factuur aangemaakt en volgt er geen betaling. Benodigde gegevens zijn postcode, huisnummer, straatnaam, plaats, BTW-nummer, facturatie contactpersoon, e-mailadres facturatie contactpersoon, bank naam en bank IBAN. De verplichte velden worden zichtbaar indien u de leverancier gegevens gaat wijzigen. De velden zijn gemarkeerd met een blauwe ‘|’.
Het leveranciersdossier moet compleet zijn (niet van toepassing voor ZZP’ers). De WKA-verklaring en het Uittreksel van de Kamer van Koophandel (kvk) moeten zijn opgevoerd èn goedgekeurd door de Inhuurdesk.
Consequenties van incomplete gegevens in het systeem van de Inhuurdesk:
Opdracht niet definitief gewerkte uren kunnen niet worden geregistreerd.
Opdrachtdossier niet compleet gewerkte uren kunnen niet worden geregistreerd.
Ontbrekende financiële gegevens facturen kunnen niet worden aangemaakt.
Leveranciersdossier niet compleet de factuur tussen leverancier en opdrachtgever kan niet worden aangemaakt (vertraging in betaling factuur).
Ad 2. Tijdige registratie en goedkeuring van de gewerkte uren
Als de opdracht is begonnen, moeten de uren worden geregistreerd en goedgekeurd voordat er een factuur kan worden opgemaakt. Als flexkracht of leverancier bent u verantwoordelijk dat de gewerkte uren wekelijks worden geregistreerd en ter goedkeuring worden aangeboden aan de manager in het VMS systeem van de Inhuurdesk. Dit dient uiterlijk de maandag na afsluiting van de week te gebeuren.
De inhurende manager van de opdrachtgever is verantwoordelijk dat de geregistreerde uren tijdig worden goedgekeurd. Als flexkracht of leverancier kunt u dit monitoren in het systeem van de Inhuurdesk door de status van de urenstaat te bekijken. Na goedkeuring door de manager krijgt een urenstaat de status ‘verzonden naar leverancier’.
Facturatie
Alleen de uren die zijn goedgekeurd worden, conform de betaalkalender zoals hieronder weergegeven, maandelijks gefactureerd (mits natuurlijk de digitale dossiers op orde zijn). Urenstaten die te laat de status ‘verzonden naar leverancier’ bereiken, worden pas met de eerst volgende factuurronde (dus een maand later) meegenomen. Tussentijdse facturatie is helaas niet mogelijk. Na facturatie door de Inhuurdesk krijgt een urenstaat de status ‘verwerkt door leverancier’.
U ontvangt als leverancier/ZZP’er een automatisch gegenereerde email wanneer de factuur is aangemaakt. U bent dan in de gelegenheid de factuur te controleren en gedurende 48 uur is het mogelijk een eigen factuurnummer in te voeren. Dit om een koppeling met de eigen administratie te vergemakkelijken. Deze laatste mogelijkheid is een optie. Wijzigt u niet binnen 48 uur het factuurnummer, dan wordt het automatisch gegenereerde factuurnummer gebruikt, om het facturatie- en betalingsproces geen vertraging te laten oplopen. De digitale factuur voldoet aan de Wet en Regelgeving van de Belastingdienst.
Na ontvangst van de facturen betaalt de opdrachtgever binnen de afgesproken betaaltermijn. Betaling van leveranciers/ZZP’ers kan alleen plaatsvinden nà ontvangst van de verschuldigde bedragen van de opdrachtgever door de Inhuurdesk. Afhankelijk van de in de inhuurvoorwaarden afgesproken termijn betaalt de Inhuurdesk binnen 2 tot 5 werkdagen na ontvangst van de betaling van de opdrachtgever uit aan de leverancier/ZZP’er. Na betaling ontvangt de leverancier/ZZP’er een automatisch gegenereerde betaalspecificatie.
Samengevat: In de eerste dagen na afsluiting van een maand vindt facturatie plaats, conform de betaalkalender (zie kopje “betaalkalender”). Pas na betaling van de opdrachtgever aan de Inhuurdesk, worden leveranciers/ZZP’ers betaald door de Inhuurdesk. In verband met de betaaltermijn van de opdrachtgever (veelal 30 dagen) kan uitbetaling van de eerste gewerkte week 8 à 9 weken op zich laten wachten.
Alle betalingen worden bevestigd met een betaalspecificatie. Hierop worden alle betaalde facturen gespecificeerd met het hierboven benoemde factuurnummer. Indien er meerdere facturen worden betaald staan deze gespecificeerd op de betaa specificatie. De betaalspecificatie wordt digitaal verstuurd naar het E-facturatie emailadres welke vermeld staat in uw leverancierkaart in het VMS systeem.
Nota Bene: afwijkingen van het hier beschreven proces is niet mogelijk. Door een leverancier/ZZP’er zelf gemaakte facturen worden NIET in behandeling genomen. U ontvangt hiervan GEEN bericht of notificatie.
*VMS = Vendor management System (applicatie)